Redmine Tickets direkt aus Outlook

Wie schon in einem früheren Post geschrieben, nutzen wir bei embeteco Office 365. Zur Verwaltung unserer Projekte hat sich aber Redmine als perfektes Werkzeug herausgestellt. Pflegt man die Aufwände und Termine gut, hat man einen echt guten Überblick, wo die Projekte stehen.

Vor kurzem habe ich ein hervorragendes Bindeglied zwischen Outlook und Redmine entdeckt:

ITOL: Issue Tracker Addin for Microsoft Outlook and Redmine. Dieses Outlook-Plugin von Wolfgang Imig erlaubt es, direkt aus einer Outlook-Mail ein Ticket in Redmine zu erzeugen.

Da wir alle ja ein mehr oder weniger Mail-zentriertes Leben führen, ist diese Lösung gut geeignet, direkt aus einer Mail heraus eine Aufgabe in Redmine anzulegen.

Die Installation ist einfach, allerdings erhält man keine Rückmeldungen. Nach einem Neustart von Outlook findet sich ganz unten, wenn man auf den Menüpunkt Datei klickt ein Punkt Issue-Tracker. Dort muss man dann die Adresse des Redmines und den API-KEY (findet man unter Mein Konto im Redmine eintragen). Dann findet man, wenn man eine Mail im Inspektor-Fenster doppelklickt (also die Mail im Fenster geöffnet ist) oben rechts einen Knop “New Issue”. Dort kann man dann einige Einstellungen bzgl. des Tickets vornehmen und dieses direkt ins Redmine absetzen. Die Mail wird dann als .msg (oder .RTF, oder HTML, je nach Einstellung) angehängt.

Das Plugin ist noch recht jung, wird aber intensiv weiterentwickelt und der Autor ist über Github gut erreichbar und baut auch direkt Vorschläge ein.

Social Media, Informationsüberflutung und Automatisierung

Um tatsächlich mehr bloggen zu können, und vor allem, um einigermaßen auf dem Laufenden zu sein, habe ich meine Social Media Umgebung etwas umgebaut. Deswegen kann es in der nächsten Zeit durchaus zu kleineren Verschluckern kommen. Grundsätzlich möchte man natürlich die verschiedenen Plattformen bedienen und eine gewisse Automatisierung hin bekommen. So sieht es im Moment aus

Informationesaggregation:

Grundsätzlich versuche ich, social media und Nachrichten nicht in meiner Mailbox zu haben. Mail ist zum Arbeiten da und jede Mail bedeutet potentiell Arbeit. Dies ist bei den Neuigkeiten, die sich aus Blogs und Portalen ergeben anders. Es muss auch mal erlaubt sein, solche Dinge nicht oder nicht sofort zu lesen, Stichwort Informationsüberflutung.

Als Sammelstation für Dinge, die mich interessieren könnten, die aber nicht überlebenswichtig sind, habe ich RSS-Feeds von interessanten Seiten oder Blogs abonniert und mir verschiedene Google Alerts definiert, die dann ebenfalls als RSS-Feeds gesammelt werden. Diese kann man wunderschön in Feedly sammeln. Die App ist super, das Portal ist ok, aber so habe ich im Zug oder Flieger immer quasi meine Tageszeitung dabei. Flipboard ist auch nicht schlecht, sieht besser aus und ist sehr stylisch, hat aber einen gravierenden Nachteil: es lässt sich nicht automatisieren Zwinkerndes Smiley

Informationsverarbeitung:

da es ja nicht nur darum geht, die Informationen zu erfassen, sondern auch darum, sie zu bewerten und in bester Getting Things Done Tradition zu entscheiden, was man damit machen soll, gelten eigentlich auch die gleichen Ansätze und ein ähnlicher Workflow:

Für alles, was man beim Stöbern sieht gibt es folgende Fragen zu beantworten:

Ist es relevant (für mich, für andere)

– wenn nein, dann weiter zum nächsten

– wenn ja, dann

ist es entweder für mich relevant und ich möchte es mir merken oder ich möchte eine Aktion starten oder aber ich möchte es für andere verfügbar machen (also Do it, delegate it, defer it) im Sinne der GTD-Philosophie.

Werkzeuge:

wie bei jedem Information Junkie kommen viele Tools zum Einsatz:

Mail, Termine, Adressen: Outlook. Wir nutzen Office 365 von Microsoft in der Firma, da hat man dann alles (für 10 Euro pro Nutzer und Monat) Leider taugen OneNote und die Outlook Aufgaben verwaltung nix, so dass man externe Tools nehmen muss.

Persönliche Aufgabenverwaltung: ToodleDo (incl. der App und TaskUnifier als Desktop-Werkzeug). Unschlagbar mächtige Implementierung der GTD-Methode. (Synchronisation mit Outlook, damit die Tasks dort auch im Kalender stehen) über gSyncit, ebenfalls sehr mächtig, Kategorien in Outlook können auf GTD-Projekte abgebildet werden, …

Aufgabenverwaltung bei der Firma: Redmine, ebenfalls sehr mächtig, wir haben es über Plugins erweitert, so dass alle zu den Projekten gehörenden Dokumente in einem kleinen DMS gespeichert werden, etc. Damit organisieren wir unsere Projekte, unsere Studenten erfassen ihre Zeiten, etc.

Persönlicher ubiquitärer Speicher: Evernote: als App und Desktop auf jedem Gerät verfügbar, in Feedly verfügbar

 

Automatisierung

Diese komplexe Toolchain ist sehr davon abhängig, dass die einzelnen Werkzeuge zusammen passen und sich synchronisieren und da kommt jetzt Zapier ins Spiel. Ich hatte mir vor längerem mal IFTTT und Zapier angeschaut und mich dann für Zapier entschieden, da ich darüber die Automatisierung hin bekomme. Zapier redet mit allen Systemen, so dass ich über eine Zapier-Regel ToDos im ToodleDo anlegen, wenn in Redmine Tickets geschrieben werden, Tweets in die verschiedenen Blogs verteile, Neue Einträge in Evernote in eine Aufgabe verwandle, etc.

Das Basteln der Regeln wird noch eine Zeit in Anspruch nehmen, aber im Moment bin ich sehr begeistert Zwinkerndes Smiley

Hicalc: Taschenrechner fürs iPad/iPhone

Einen Taschenrechner braucht der Mensch. Was liegt also näher, als sich eine schicke iPad App dafür zu installieren. Ich habe mich nach einigem Suchen für Hicalc entschieden und dieses in der HD-Version fürs iPad (Appstore-Link) und in der normalen Version fürs iPhone (AppStore-Link) gekauft. In Wirklichkeit kriegt man mehrere Taschenrechner in einem. Ich nutze natürlich den wissenschaftlichen Rechner am Meisten, vor allem, da er auch ganz viele physikalischen Konstanten und einen kleinen Gleichungslöser beinhaltet). Ich habe allerdings gewartet, bis die App mal kostenlos war. Zwinkerndes Smiley

 

 

 

Von mir eine klare Empfehlung für beide Versionen.

Screenshot auf dem iPad

Da ich in Zukunft hier meine Lieblings-Apps vorstellen möchte, habe ich gesucht, wie ich Screenshots auf dem iPad machen kann und war schon kurz davor, eine App dafür zu installieren, es geht aber viel einfacher mit Bordmitteln: man muss lediglich die “Home-Taste” festhalten und kurz auf die Ein-/Aus Taste drücken, das Bild landet dann als Foto in der Fotosammlung und dann per Fotostream oder per Mail auf dem Rechner.

Automatisches Veroeffentlichen von WordPress-Artikeln bei Google+

Google Plus ist ja ein wenig störrisch, wenn es darum geht sich mit anderen Sozialen Netzwerken zu verbinden. Es ist kein Problem, Google+ Inhalte nach Facebook oder Twitter zu exportieren oder über ein Browser-Plugin alles gleich auf allen drei Netzweken zu veröffentlichen. Die andere Richtung (also zu Google+), und dann bitte noch automatisch, ist kompliziert. Im Moment ist die Google+-Api offensichtlich nur für Lese- aber nicht für Schreiboperationen zu brauchen (by design?). Da ich aber keine Lust habe, alles dreimal zu machen, habe ich meine diversen Seiten (die unter WordPress, bzw. Joomla laufen) so konfiguriert, dass sie neue Artikel auf Twitter ankündigen. Von dort aus geht es dann automatisch nach Facebook (und das hätte ich auch gerne in Richtung Google+.

Ich habe eine Weile nach einer Möglichkeit gesucht, Dinge, die ich veröffentliche, quasi automatisch in Google+ einzustellen (analog zu den Twitter Tools für WordPress) und bin jetzt bei John Eckman fündig geworden. Unter http://www.openparenthesis.org/2012/01/17/introducing-wpgplus-posting-from-wordpress-to-google gibt es das WPGPlus Plugin, so dass es für WordPress zumindestens schon mal funktioniert.

Auf den Joomla-Seiten nutze ich obSocialSubmit von foobla (http://foobla.com/products/featured-joomla-extensions/joomla-social-submit-social-media-marketing.html) für das ein Plugin für Google+ in Aussicht gestellt ist. Ich denke, es ist nur eine Frage der Zeit, bis die Google+ API entsprechende Möglichkeiten vorsieht, aber man ist ja ungeduldig 😉